UČEŇ, M.: Competitive intelligence a malé firmy (II.)

Autorské články, Odborné články, Realizace CI

19. 9. 2011

Pokud se malá firma rozhodne, že začlení konkurenční zpravodajství do své struktury, má oproti velkým firmám značnou výhodu. Implementace je totiž podstatně jednodušší a CI může přinášet výsledky téměř ihned. Samozřejmě je k tomu potřeba zvolit správný postup a vše poctivě naplánovat – ostatně jako většinu činností, které ovlivňují strategii firmy. V dnešním článku se zaměříme právě na přípravu implementace CI v malé firmě.

Autor: Michal Učeň

Zavedení systému CI v malé firmě

Často se stává, že i když management malé firmy vycítí, že konkurenční zpravodajství může mít nějaký přínos, odradí ho komplikované postupy zavedení takového systému uváděné ve velké části odborné literatury. Autoři se však většinou (a nutno dodat, že vcelku logicky) věnují velkým firmám, ve kterých je opravdu zavedení CI problematické a znamená dlouhodobý a náročný proces. Pro malou firmu může být naštěstí realita úplně jiná. Jak už zaznělo v úvodu, konkurenční zpravodajství může přinést ovoce prakticky bezprostředně po implementaci. Příčinou této výhody je hlavně rychlá komunikace, a to jak při vysvětlení funkce CI napříč firmou, tak i při samotném sdělování zpráv. Stejně tak je malá firma schopná pružně reagovat a tedy získanou informaci využít.

Na druhou stranu, zavedení CI není úplně jednoduché a v první fázi je nutné vše pečlivě promyslet, protože i malá firma může snadno po čase zjistit, že konkurenční zpravodajství nefunguje efektivně a navíc ji může i zbytečně zatěžovat.

Stanovení cílů CI

První úlohou managementu firmy je identifikace cílů konkurenčního zpravodajství. Základní cíl je prakticky jasný: získat co nejvíce relevantních informací na podporu rozhodování, ať už máme na mysli jakoukoliv úroveň od strategických rozhodnutí až po operativní. To je ovšem velmi obecná definice, která ještě nehovoří o konkrétních cílech, na které se má CI zaměřit.

Cíle lze asi nejlépe popsat výčtem informačních oblastí, které jsou pro firmu důležité; laicky řečeno, firma si musí uvědomit, jaké informace chce mít k dispozici. Informační oblasti se samozřejmě liší vzhledem k sektoru a prostředí, v jakém firma působí, vzhledem k její strategii a mnoha dalším faktorům. Je tedy těžké definovat nějaké univerzální cíle, které by bylo možné aplikovat na každou firmu.

Ilustrativní příklad:

Jako příklad, který nás bude provázet tímto článkem, si můžeme uvést malou zemědělskou firmu pěstující zeleninu. V takovém případě ji budou pravděpodobně zajímat informace týkající se změn v legislativě regulující zemědělství na úrovni státu a Evropské Unie, informace o konkurenci v okolí, nové technologické postupy v konkrétní oblasti zemědělství, spotřební trendy v konzumaci zeleniny, apod. Pro jinou firmu, řekněme, dodávající součástky do automobilového průmyslu, zase mohou být podstatné informace o kritickém zákazníkovi (automobilce), konkrétně predikce prodejů, plány na nové modelové řady, případně informace o subdodavatelích materiálu do výroby, apod.

Cíle můžeme dělit na dlouhodobé a krátkodobé podle období, po které se aktivně v dané oblasti vyhledávají informace:

  • Dlouhodobé cíle – jsou většinou stanoveny už na začátku zavedení CI ve firmě a zahrnují hlavní oblasti, které firma identifikovala jako důležité pro podporu rozhodování v dlouhém časovém horizontu. Příkladem mohou být výše zmíněné oblasti zaměřené na konkurenci, trendy, legislativu, technologie, apod., často se vztahují na segment trhu, produkty, aj. I dlouhodobé cíle je však nutné po čase aktualizovat – respektive zpětně posoudit, které informace firma využila a na základě toho tématické oblasti optimalizovat.
  • Krátkodobé cíle – objevují se průběžně, například ve spojitosti s určitým projektem, produktem nebo aktuální situací. CI má v takovém případě za úkol zjišťování relevantních informací, případně monitorování informací vzhledem k aktuálnímu dění. Specifickým příkladem z praxe může být zjišťování informací o aktivitách klíčového zaměstnance, který firmu opustil a, ač je vázaný smlouvou, spolupracuje pravděpodobně s přímým konkurentem. V návaznosti na to může firma podniknout konkrétní právní kroky.

Informační oblasti

Výše, při stanovení cílů, jsme zmínili informační oblasti (výstižnější je možná název „tématické okruhy informací“). Pro lepší pochopení si uvedeme dva základní rozměry oblastí, které CI velmi často sleduje (nicméně rozhodně se nejedná o seznam konečný nebo standardizovaný): dle zaměření a použití ve firmě a dle figurujícího subjektu informace. Následující schéma znázorňuje i příklady informací vztahující se na zemědělskou firmu:

Schéma

Podle oblastí se specifikuje postup, jak informace získat, a určují se potencionální zdroje, ve kterých by se mohly objevit. Podrobně si cyklus CI v malé firmě popíšeme v některém z dalších pokračování série článků o CI v malých firmách, nicméně pro ilustraci můžeme pokračovat v našem příkladu zemědělské firmy, pro kterou mohou být oblasti a zdroje následující:

Tabulka

Začlenění CI do organizační struktury malé firmy

V malé firmě není příliš velký problém funkci konkurenčního zpravodajství včlenit do stávající organizační struktury. Většinou se o tuto funkci stará jeden pracovník, a to pouze z části své pracovní doby – není tedy nutné vytvářet nové oddělení a řešit s tím související komplikace. Největším problémem je volba vhodné osoby pro roli CI specialisty, která by měla mít přehled o fungování firmy, aktuálních projektech, informačních potřebách jednotlivých oddělení… Potenciální osoba vhodná na pozici CI specialisty by měla být začleněna do veškeré důležité komunikace v rámci firmy, aby mohla včas identifikovat příležitost použít CI k vyhledání relevantních informací. Často totiž právě pouze CI specialista může mít přehled, které informace jsou dostupné a případně přispět při k řešení určitého problému, projektu nebo strategie.

Co se týká specifikace pozice CI specialisty, daný zaměstnanec by měl být nejen schopen vyhledávat informace z různých zdrojů, ale také je třídit, analyzovat, rozhodnout o jejich relevanci vzhledem ke stanoveným cílům, shrnout podstatné informace, vybrat relevantní příjemce a vhodnou formou výsledek své práce prezentovat. Pokud budeme brát předpoklady z hlediska oddělení ve firmě, pak asi nejvhodnější jsou pracovníci obchodních nebo marketingových oddělení. Na druhou stranu pravděpodobně žádná pozice není ideální, protože například pracovníci z oddělení obchodu asi nebudou schopni rozlišit důležitost technologických informací – volba tedy závisí na určených cílech CI (pokud převažují technologické oblasti, pak asi bude vhodnější pracovník z oddělení technologií nebo výzkumu, případně alespoň bude s CI specialistou participovat na posuzování důležitosti získaných zpráv z této oblasti).

Implementace CI při mezinárodním působení firmy

Přestože se to bude týkat asi menší části malých firem, může se stát, že má firma pobočku v zahraničí, respektive má více poboček i v rámci jedné cizí země. V takovém případě je asi největším problémem aktivní spolupráce poboček s mateřskou firmou, případně také s tím související jazyková bariéra.

Nejvhodnější postup je zavést CI nejdříve v mateřské firmě a rozesílat ve firemním jazyku zprávy CI také do poboček, které si samy definují relevantní osoby pro každou oblast. Následně přichází komplikovanější a dlouhodobý proces motivace pobočky kooperovat na konkurenčním zpravodajství. Právě pobočky totiž mají z daného trhu podstatně podrobnější informace a navíc je mohou efektivněji vyhledávat i v lokálním jazyce. Jejich participace je tedy pro celou firmu velmi přínosná. Bohužel velmi často je komunikace pouze jednosměrná. Funkci CI a její přínos je tedy nutné jednotlivým pobočkám podrobně vysvětlit a nastavit správnou platformu pro komunikaci. Jiný způsob je zavést CI zvlášť v každé pobočce pouze na lokální úrovni, ovšem tím se duplikuje vyhledávání v některých oblastech a vytrácí se tak výhoda sdílení informací mezi pobočkami pro tvorbu společné strategie firmy.

V další části se zaměříme už přímo na cyklus CI v malé firmě, konkrétně na zdroje informací a nástroje na jejich vyhledávání.

Doporučit článek příteli
  1. *
  2. *
  3. *
  4. *
 

cforms contact form by delicious:days

Rubrika: Autorské články, Odborné články, Realizace CI

Zveřejnil: Tomáš Marek

Štítky: ,

Sekce: Profesionál, Student

Související články

Žádné komentáře »

Zatím nemáte žádné komentáře.

RSS komentářů k tomuto příspěvku.

Napsat komentář

Garant projektu

Kabinet informačních studií a knihovnictví FF MU Brno

Realizátor projektu

Realizátor projektu: PARTSIP

Sdílejte Portál CI

Konference a semináře

  • Nejsou žádné události.

Inzerce, zaměstnání, výzvy

Všechny Inzerce, zaměstnání, výzvy...